EDÖB: Leitfaden zur Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich

In diesem Leitfaden äussert sich der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte zum Umgang mit Personendaten durch Arbeitgeber. Nachfolgend wird der (sehr ausführliche) Leitfaden kurz zusammengefasst:

1.     Welche Daten dürfen Arbeitgeber bearbeiten?

Zunächst wiederholt der Leitfaden die Grundsätze der Datenbearbeitung, die auch auf Arbeitgeber anwendbar sind. Im Arbeitsrecht kommt zusätzlich noch Art. 328b OR zur Anwendung. Dieser Artikel wird von der grundsätzlichen Fürsorgepflicht der Arbeitgeber abgeleitet und schränkt die zulässige Datenbearbeitung durch den Arbeitgeber zusätzlich auf zwei Bereiche ein: Demnach darf ein Arbeitgeber Daten von Arbeitnehmern nur dann bearbeiten,

• wenn die Daten für die Eignung für das Arbeitsverhältnis Auskunft geben,

• oder wenn sie für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind.

Persönliche Verhältnisse, Eigenschaften und Neigungen, die nicht wesentlich die beruflichen Fähigkeiten mitbestimmen, gehen den Arbeitgeber nichts an und dürfen von diesem weder erfragt noch gespeichert werden. Der Arbeitgeber hat zudem die Pflicht, den Arbeitnehmer über seine Rechte insbesondere das Auskunftsrecht zu informieren.

2.     In welchen Etappen dürfen welche Daten bearbeitet werden?

Sodann führt der Leitfaden etappenweise auf, welche Datenbearbeitungen im Verhältnis Arbeitgeber-Angestellte unter welchen Voraussetzungen erlaubt sind. Nachfolgend werden einzelne Aspekte kurz zusammengefasst wiedergegeben:

2.1     Im Bewerbungsverfahren

Bewerbungsunterlagen und Bewerbungsgespräche:

Die Bewerbungsunterlagen dürfen nur denjenigen Mitarbeitern, die für den Bewerbungsprozess zuständig sind, zugänglich gemacht werden.

Grundsätzlich dürfen diejenigen Angaben verlangt werden, die Auskunft darüber geben, ob jemand für die offene Stelle geeignet ist. Bei den nachfolgenden Punkten ist Vorsicht geboten:

• Eine Strafregisterauszug darf in der Regel nicht verlangt werden. Meistens reicht es, wenn sich der Arbeitgeber über einschlägige Vorstrafen erkundigt. Zur Personensicherheitsüberprüfung wird auf die Erläuterungen des EDÖB unter diesem Link verwiesen.

• Fragen zu bestehenden Krankheiten oder einer Schwangerschaft sind nur erlaubt, wenn sie für die spezifische Stelle relevant sind. Das ist insbesondere der Fall, wenn eine gesundheitliche Gefährdung droht. Eine drohende Absenz infolge Mutterschaftsurlaubs rechtfertigt hingegen keine spezifische Relevanz für die Stelle.

• Auskünfte von Dritten wie bspw. dem ehemaligen Arbeitgeber dürfen nur eingeholt werden, wenn die betroffene Person dem vorgängig zustimmt.

• Es besteht keine Pflicht, auf Fragen, die für die Stelle nicht relevant sind, wahrheitsgemäss zu antworten.

Personalvermittler oder Personalverleiher:

Im Stelleninserat müssen die Angaben (Namen und genaue Adresse) des Personalvermittlers oder des Personalverleihers angegeben werden. Letzterer muss zudem angeben, dass der Arbeitsvertrag mit dem Personalverleiher abgeschlossen wird.

Sobald die Personalvermittler oder Personalverleiher Daten von Stellensuchenden an andere Geschäftsniederlassungen oder unabhängige Geschäftspartner weitergeben wollen, brauchen sie eine Einwilligung von den Stellensuchenden, wenn die Daten Rückschlüsse auf die Identität der Stellensuchenden zulassen.

Verfahren bei Absage:

Grundsätzlich müssen alle Unterlagen zurückgegeben und allfällige Kopien vernichtet werden. Das gilt nicht für Unterlagen, die dem Arbeitgeber gehören, wie bspw. das Bewerbungsschreiben.

2.2     Während dem Arbeitsverhältnis

Personaldossier:

Der Arbeitgeber sammelt die Daten, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind in einem sogenannten Personaldossier. Das Personaldossier enthält in der Regel folgende Informationen:

• Personalien und Adresse

• Bewerbungsunterlagen

• Arbeitsvertrag und Reglemente

• Lohn- und Versicherungsdaten

• Korrespondenz

• Aktennotizen

• Arztzeugnisse

• etc.

Anmeldepflicht für Datensammlungen:

Der Arbeitgeber muss das Personaldossier nicht anmelden, weil zu dessen Führung eine gesetzliche Pflicht besteht. Dasselbe gilt für die Klientendossiers von Anwälten und Ärzten. Sie sind ebenfalls von der Anmeldepflicht befreit.

Auskunfts- und Berichtigungsrecht:

Grundsätzlich dürfen Angestellte Auskunft darüber verlangen, welche Informationen der Arbeitgeber über sie in seinem Personaldossiert gesammelt hat. Die Auskunftspflicht gilt nicht für persönliche Notizen des Arbeitgebers.

Die Angestellten dürfen Verlangen, dass falsche Informationen korrigiert werden. Bei Beurteilungen, die nicht abschliessend überprüft werden können, ob sie wahr sind, haben die Angestellten das Recht, dass die Bestreitung der Angabe im Personaldossier vermerkt wird.

2.3     Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Der EDÖB empfiehlt, das Personaldossier nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses für fünf Jahre aufzubewahren. Diese Frist kann ausnahmsweise auf 10 Jahre verlängert werden.

• Die ehemaligen Angestellten können auch nachdem das Arbeitsverhältnis beendet ist noch Einsicht in das Personaldossier verlangen.

3.     Überwachung am Arbeitsplatz

Weiter befasst sich das Merkblatt mit der Überwachung am Arbeitsplatz unter besonderer Berücksichtigung der Aufzeichnung von Telefondaten. Zu letzterem findest Du noch weiterführende Informationen in den Erläuterung des EDÖB zur Telefonüberwachung am Arbeitsplatz.