Staat und Transparenz – Wie Du Zugang zu amtlichen Dokumenten erhältst

Jede Person hat das Recht, sich über die Tätigkeit der Behörden zu informieren und Zugang zu amtlichen Dokumenten zu erhalten. Durch diese Kontrolle soll das Vertrauen in die Verwaltung erhöht werden. Ausserdem soll die Tätigkeit der Verwaltung an Transparenz gewinnen. Des Weiteren soll das Öffentlichkeitsprinzip auch der politischen Entscheidungsfindung dienen sowie die Mitwirkung am politischen Geschehen fördern. Dies ist der Grundgedanke des Öffentlichkeitsprinzips.

Das darauf basierende Zugangsrecht ist auch für Medien, Forschung, Unternehmen oder Think Tanks von grosser Bedeutung, da sie dadurch an qualitativ hochwertige Daten, grosse Datenmengen oder wichtige Hintergrundinformationen gelangen.

Wir erklären Dir in diesem Beitrag, wie Du Zugang zu amtlichen Dokumenten der Bundesbehörden erlangen kannst.

Was ist der Inhalt des Zugangsrechts?

Gemäss dem Öffentlichkeitsprinzip hat jede Person das Recht, amtliche Dokumente einzusehen und von den Behörden Auskünfte über deren Inhalt zu erhalten (vgl. Art. 6 BGÖ).

Was ist ein amtliches Dokument?

Als amtliches Dokument gilt jede Information, die:

• auf einem beliebigen Träger aufgezeichnet ist,

Beispiel: Ein Blatt Papier, eine Festplatte oder ein USB-Stick

• auf die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe ausgerichtet ist,

Beispiel: Eine Information, die sich auf den Unterhalt der Nationalstrassen bezieht.

• im Besitz einer Behörde steht, sowie

• fertig gestellt ist.

Dokumente, welche durch die Behörde kommerziell genutzt werden (z.B. Landkarten des Bundesamtes für Landestopographie) oder zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind, werden nicht als amtliche Dokumente angesehen. Deshalb können diese Informationen nicht Gegenstand eines Zugangsgesuchs bilden.

Wer kann ein solches Zugangsgesuch stellen?

Das Zugangsrecht ist an keine Voraussetzungen wie zum Beispiel Alter, Geschlecht, Wohnsitz oder Staatsangehörigkeit gebunden und kann von jeder natürlichen Person gestellt werden.

Was musst Du beim Stellen eines solchen Gesuchs beachten?

Das Gesuch richtet sich an jene Bundesbehörde, die das gewünschte Dokument selbst erstellt oder von einem Dritten (d.h. nicht von einer Bundesbehörde) empfangen hat.

Das Gesuch kann mündlich oder schriftlich (z.B. per Brief oder auch in elektronischer Form) gestellt werden. Dabei musst Du weder begründen, wieso Du dieses Gesuch stellst, noch musst Du Deine Identität preisgeben.

Wichtig ist, dass Dein Anliegen im Gesuch hinreichend genau formuliert ist, damit die angefragte Behörde die Information, zu der Du Zugang erhalten möchtest, ohne grösseren Aufwand identifizieren kann.

Du kannst die Dokumente vor Ort einsehen oder Kopien anfordern.

Eine Mustervorlage für ein solches Gesuch findest Du hier.

Achtung: Für Informationen der Kantonsverwaltung bzw. der Gemeinden richtet sich das Gesuch nach den kantonalen Informations- bzw. Öffentlichkeitsgesetzen.

In welchen Fällen erhältst Du keinen Zugang?

Das Recht, Zugang zu staatlichen Informationen zu erhalten, kann eingeschränkt oder sogar verweigert werden. Gewisse amtliche Dokumente sind vor der Einsicht durch die Öffentlichkeit geschützt.

Dies ist dann der Fall, wenn Dokumente Informationen enthalten, welche aufgrund von überwiegenden öffentlichen oder privaten Interessen nicht veröffentlicht werden sollen.

• Entgegenstehende öffentliche Interessen
  Öffentliche Interessen sind beispielsweise die zielkonforme Durchführung behördlicher Massnahmen, die innere und die äussere Sicherheit sowie die wirtschaftlichen oder aussenpolitischen Interessen der Schweiz.

  Informationen, welche die politische Entscheidfindung in der Regierung beeinträchtigen würden, dürfen nicht herausgegeben werden. Dies können beispielsweise Informationen zu laufenden Verhandlungen oder Prozessen sein oder Dokumente zu politischen Entscheiden, welche noch nicht getroffen worden sind.

• Entgegenstehende private Interessen
  Zu schützende private Interessen sind die Privatsphäre oder Informationen über Dritte, bei welchen die Behörden die Geheimhaltung zugesichert hat.

  Der Schutz der Privatsphäre kann allerdings nicht global vorgeschoben werden. Die Behörden müssen Personendaten so weit wie möglich anonymisieren, bevor Dir als Gesuchsteller Einsicht in die beantragten Dokumente gewährt wird. Ist die Anonymisierung nicht möglich, müssen die Voraussetzungen von Art. 19 Abs. 1bis des Datenschutzgesetzes erfüllt sein, damit Dein Gesuch gutgeheissen wird.

Wenn Dir die Auskunft zu Unrecht verweigert wird, hast Du folgende Möglichkeiten: Dir steht in einem ersten Schritt das Schlichtungsverfahren beim Eidgenössischen Datenschutz und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und in einem zweiten Schritt die gerichtliche Anfechtung offen. Den Musterbrief für das Schlichtungsverfahren findest Du hier.

Mit welchen Kosten musst Du rechnen?

Grundsätzlich wird für jeden Zugang zu amtlichen Dokumenten eine Gebühr erhoben (vgl. Art. 17 BGÖ). Diese Gebühr richtet sich nach dem in Anhang 1 der Öffentlichkeitsverordnung (VBGÖ) angegebenen Gebührentarif, den Du hier findest. Die Gebühr entfällt hingegen, wenn die Bearbeitung des Gesuchs einen geringen Aufwand erfordert (Kosten für die Behörde bis zu CHF 100.00), bei Schlichtungsverfahren sowie bei Verfahren, die den Erlass einer Verfügung zum Gegenstand haben.

Quelle: EDÖB