Werden WhatsApp-Korrespondenzen vom Geltungsbereich des Informationszugangsrecht erfasst?

Im Urteil VB.2023.0558 vom 24. Oktober 2024 befasste sich das Verwaltungsgericht des Kantons Zürichs (nachfolgend «VGer») mit der Frage, ob WhatsApp-Korrespondenzen in den Geltungsbereich des Informationszugangsrecht fallen.

Ausgangslage

Der Redakteur A ersuchte bei der Spitaldirektion des Universitätsspitals Zürich (nachfolgend: «USZ») um Einsicht in WhatsApp-Korrespondenz zwischen dem damaligen Vorsitzenden der Spitaldirektion und diversen anderen. Die Korrespondenz bezog sich auf einen Bericht der Aufsichtskommission über die besonderen Vorkommnisse mit mehreren Klienten des USZ.

Die Spitaldirektion wies dieses Einsichtsbegehren mit einer Verfügung ab. Der von A dagegen erhobene Rekurs wurde vom Spitalrat der USZ ebenfalls abgewiesen.

In der Folge erhob A gegen die Verfügung der Spitaldirektion der USZ Beschwerde beim Verwaltungsgericht des Kanton Zürich.

Was ist das Informationszugangsrecht?

Das Informationszugangsrecht, welches im vorliegenden Fall auf kantonaler Ebene konkretisiert wurde, gewährleistet jeder Person grundsätzlich einen Anspruch auf Zugang zu den bei einem öffentlichen Organ vorhandenen Informationen. Dieser Zugang kann verweigert werden, wenn eine rechtliche Bestimmung dies vorsieht oder ein überwiegendes öffentliches- oder privates Interesse entgegensteht. Als Information gelten alle Aufzeichnungen, welche die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, unabhängig ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger. Ausgenommen sind allerdings Aufzeichnungen, die nicht fertig gestellt oder die ausschliesslich zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind. Einerseits gelten Aufzeichnungen als fertiggestellt, wenn sie endgültig an den Adressaten übergeben wurden. Andererseits sind Aufzeichnungen ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch bestimmt, wenn sie einen rein privaten Inhalt haben oder deren Nutzung dem Verfasser vorbehalten bleibt.

Im vorliegenden Fall war umstritten, ob WhatsApp-Korrespondenzen vom Informationszugangsrecht erfasst werden.

Wie argumentierte die Spitaldirektion des USZ?

Die Spitaldirektion des USZ war der Meinung, dass auf WhatsApp Nachrichten generell kein Zugang gewährt werden muss. Dies begründeten Sie massgeblich damit, dass WhatsApp-Nachrichten keine fertiggestellten Aufzeichnungen seien. Zudem vertrat Sie die Ansicht, dass WhatsApp-Nachrichten ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch bestimmt seien.

Das Urteil

Das Verwaltungsgericht des Kantons Zürich erklärt einleitend, dass es sich bei der USZ um ein öffentliches Organ handelt, welche gemäss der kantonalen Gesetzgebung unter Umständen das Informationszugangsrecht gewähren muss.

Es führt anschliessend aus, dass es sich bei WhatsApp-Korrespondenzen um Aufzeichnungen mit einem hinreichendem Sachbezug zur öffentlichen Aufgabenerfüllung handeln kann. Der Versand einer WhatsApp Nachricht ist gemäss dem Verwaltungsgericht des Kantons Zürich als definitive Übergabe zu verstehen und die Nachricht damit als fertiggestellte Aufzeichnung zu erachten. Zudem sind WhatsApp-Nachrichten in erster Linie für den Empfänger bzw. nicht ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Zusammenfassend hält es fest, dass WhatsApp-Nachrichten Informationen darstellen können, zu welchen das informationszugangsrecht gewährt werden muss.

Eine Pflicht zur Zugangsgewährung gilt in erster Linie für solche Nachrichten, zu welcher das öffentliche Organ selbst auch Zugang hat. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Nachricht auf einem Diensttelefon oder einem Server gespeichert wurde, zu welchem das öffentliche Organ Zugang hat. Das Verwaltungsgericht geht allerdings noch weiter und stellt klar, dass unter gewissen Voraussetzungen sogar eine Wiederbeschaffungspflicht des öffentlichen Organs bestehen kann.

Ob im vorliegenden Fall dem Redakteur A Zugang zur WhatsApp-Korrespondenz hätte gewährt werden müssen, wurde nicht abschliessend festgestellt.

Was ist mit Nachrichten auf privaten Mobiltelefonen?

Grundsätzlich befinden sich Nachrichten ausschliesslich in der persönlichen Verfügungsgewalt. Die Behörde hat keinen Zugang zu diesen Nachrichten und kann deshalb auch keinen Zugang zu diesen Informationen gewähren.

Anders gelagert ist jedoch der Fall, wenn sich im Rahmen von Straf- oder Disziplinar- bzw. Administrativuntersuchung ergibt, dass dienstliche Vorgänge auf privaten Mobiltelefonen ausgetauscht wurden. Erhält die Behörde dadurch Zugang zu den Nachrichten auf privaten Mobiltelefonen, werden diese Nachrichten unter Umständen vom Informationszugangsrecht erfasst.

Wann besteht eine Wiederbeschaffungspflicht des öffentlichen Organs?

Gemäss bundesgerichtlicher Rechtsprechung besteht eine Wiederbeschaffungspflicht des öffentlichen Organs in den Fällen, in welchen es sich dem Öffentlichkeitsprinzip durch Entledigung von Informationen entziehen möchte. Dies gilt auch, wenn Informationen in der Obhut einer Behörde verloren gehen.

Abzulehnen ist eine Wiederbeschaffungspflicht, wenn das öffentliche Organ sich rechtmässig oder vorschriftsgemäss von der Information trennt.

Fazit

Das Urteil des Verwaltungsgerichts des Kantons Zürichs zeigt auf, dass die Hürde zur behördlichen Verweigerung des Informationszugangsrechts hoch ist. Vorliegend bezieht es sich auf WhatsApp-Korrespondenzen und hält fest, dass diese nicht grundsätzlich vom Informationszugangsrecht ausgeschlossen sind. Insbesondere bei WhatsApp-Nachrichten, welche auf Diensttelefonen oder Servern gespeichert wurden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass diese vom Informationszugangsrecht erfasst werden. Diesem Umstand sollte bei der Verwendung von WhatsApp im Arbeitsumfeld Rechnung getragen werden.