DSG

(Diese Erläuterungen finden sich in der Botschaft von 1988 und beziehen sich dort auf den Art. 18, der im DSG als Art. 21 ausgestaltet ist.)

Die modernen Kopiertechniken und die durch die automatische Datenverarbeitung bedingten Sicherheitsmassnahmen führen zu einer grossen Menge von Datenbeständen. Viele dieser Bestände sind nach kurzer Zeit nicht mehr von praktischem Interesse. Weil sie aber gleichwohl bezüglich möglicher Persönlichkeitsverletzungen ein gewisses Risiko darstellen können, hält die Bestimmung als Grundsatz fest, dass solche Daten vernichtet oder wenigstens anonymisiert werden sollen. Eine solche Vorschrift entspricht dem Gebot einer verhältnismässigen Datenbearbeitung, wie es in Artikel 4 Absatz 3 des Entwurfes festgehalten ist. Anderseits trägt der Artikel dem Umstand Rechnung, dass bestimmte Daten, auch wenn sie für die ordentliche Verwaltungstätigkeit nicht mehr benötigt werden, gleichwohl nicht vernichtet oder anonymisiert werden können. Es sind dies zum einen jene Akten, die, etwa im Hinblick auf ein mögliches Revisionsverfahren, Beweis- oder Sicherungszwecken dienen (Bst. a). Zum andern handelt es sich um Dokumente, die namentlich für die Geschichtswissenschaft von Interesse sind. Welche Akten dies im Einzelnen sind, ist in den Bestimmungen über das Bundesarchiv festgelegt. Diese sollen als Spezialnorm Artikel 18 des Entwurfs vorgehen (Bst. b).

Im Gegensatz zum Vorentwurf wird auf die Spezialregelung der Archivierung von Daten verzichtet. Archiviert im Sinne dieses Entwurfes (vgl. Art. 3 Bst. g) sind Dokumente, die von den ständig benötigten Akten getrennt werden und zu denen der Zugang infolge räumlicher Distanz oder organisatorischer Massnahmen beschränkt ist (z. B. wenn die Akten in abgeschlossenen Schränken oder Zimmern gelagert werden, die nur bestimmten Personen zugänglich sind, oder wenn bei automatisierter Bearbeitung der Zugang nur über einen zusätzlichen Code möglich ist). Mit einer konsequenten Archivierung kann zwar vielfältigen Anliegen des Datenschutzes entsprochen werden. Doch wie diese im Einzelnen durchzuführen ist, lässt sich nicht in einer allgemeinen Regel festhalten. Zu unterschiedlich sind die diesbezüglichen organisatorischen und räumlichen Voraussetzungen bei den einzelnen Dienststellen der Bundesverwaltung und den Organisationen, die Aufgaben des Bundes übernehmen. Zu vielfältig sind auch die Abstufungen zwischen Daten, die täglich benötigt werden, solchen für den gelegentlichen Gebrauch und solchen, die nur noch selten benutzt werden. Hier müssen bereichsspezifisch die nötigen Zugriffsbeschränkungen festgelegt werden.